Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w branży nieruchomości

Usługa została dopasowana idealnie zgodnie z naszym systemem obiegu dokumentów

– mówi Jolanta Żukowska, Członek Zarządu firmy DCM Nieruchomości Sp. z o.o.

Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu - wyzwania

Nasz Klient DCM Nieruchomości, to spółka z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem. Powołana w celu zarządzania spółkami powiązanymi, specjalizującymi się w sprzedaży, wynajmie nieruchomości komercyjnych i w niedługim czasie mieszkalnych.
Krótka korespondencja z Panią Jolantą Żukowską, członkiem zarządu spółki DCM Nieruchomości, pozwoliła nam przedstawić Państwu tę historię, która obejmuje wyzwania, z jakimi mierzył się nasz klient, oraz korzyści płynące z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji.

Faktury i umowy obowiązują we wszystkich branżach, ale sektor nieruchomości cechuje się pewną specyfiką. „Przede wszystkim w branży, w której działa DCM, mamy do czynienia z licznymi transakcjami na bardzo duże kwoty, które muszą być analizowane pod kątem zgodności z umowami, stosowania mechanizmu podzielonej płatności, weryfikacji czynnych podatników VAT, co zdecydowanie ułatwia elektroniczny obieg dokumentów” wylicza Pani Jolanta Żukowska.

Dodatkowo, nasz klient mierzył się z wyzwaniami, takimi jak:

  • Wieloetapowy, papierowy obieg dokumentów
  • Do czasu uzyskania niezbędnych akceptacji dokument pozostawał poza księgowością, co uniemożliwiało wstępne księgowanie
  • Bieżący wgląd do dokumentów miała jednocześnie tylko jedna osoba

Nowe zobowiązania prawne, które nas wszystkich czekają, takie jak e-doręczenia czy KSeF, nieuchronnie powodują przejście na elektroniczny obieg dokumentów, a tym samym cyfryzację polskich przedsiębiorstw.

Chcemy nadążyć za zmianami, które są nieuniknione: cyfryzacja, automatyzacja, odchodzenie od formy papierowej dokumentów. Obieg dokumentów to pierwszy etap, który miał za zadanie przygotować zespół do takiej pracy” dodaje Pani Jolanta Żukowska.

Dlaczego Symfonia? Korzyści naszego rozwiązania w praktyce.

Nasze rozwiązanie okazało się sprzymierzeńcem już „tu i teraz”, oferując ogrom dodatkowych funkcji poza oszczędnością kosztów związanych z tonerami do drukarki i papierem. Zespół naszego Klienta, zapytany, dlaczego podjął decyzję o wdrożeniu naszego rozwiązania, wyliczył szereg korzyści:

  • Dostęp zdalny do dokumentów z dowolnego miejsca na ziemi
  • Jednoczesny wgląd wielu osób upoważnionych do konkretnych dokumentów
  • Podgląd dokumentu i załączników w księgach z poziomu programu finansowo-księgowego
  • Szybsze regulowanie zobowiązań za pomocą paczek przelewów
  • Możliwość wstępnego księgowania dokumentów będących w obiegu
  • Dołączanie powiązanych plików i umów do danego dokumentu
  • Zamiana ręcznej dekretacji na elektroniczną
  • Weryfikacja rachunku bankowego na białej liście
  • Redukcja błędów ludzkich
  • Automatyzacja procesów
  • Moduł rejestracji i przechowywania umów

Kluczowe funkcje dla skutecznego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w DCM Nieruchomości obejmowały:

  • Działający w programie OCR, który pomaga w szybkim rejestrowaniu dokumentów
  • Rejestracja z poziomu maila, pozwalająca odchodzić od papierowych faktur i dokumentacji tam, gdzie to możliwe
  • Dokumenty dostarczane drogą elektroniczną pomagają zachować terminy płatności, co może pozytywnie wpływać na relacje biznesowe
  • Pilnowanie numeracji wprowadzanych dokumentów, co pozwala uniknąć duplikatów
  • Jednoczesny dostęp do dokumentów, umożliwiający wieloosobowe konsultacje

Jak współpracujemy z Klientami?

Jako ZnanySystem, stawiamy na dopasowanie oprogramowania do wymagań firmy. Zdaniem Pani Jolanty: „Usługa została dopasowana idealnie zgodnie z naszym systemem obiegu dokumentów”. Sens tego zdania jest dla nas bardzo ważny. Wdrażamy oprogramowanie Symfonia, pozwalające dostosować oprogramowanie pod biznes, a nie odwrotnie.

W zespole stawiamy na długotrwałą współpracę i dobre relacje z klientami, zarówno przed, jak i po wdrożeniu systemu. Doradzamy przy wyborze oprogramowania i szkolimy pracowników, aby w pełni korzystać z możliwych usprawnień. Z DCM Nieruchomości współpracujemy od lat.

Poleciłabym skorzystanie z usług ZnanySystem przy wdrażaniu elektronicznego obiegu dokumentów, dlatego że proces ten odbył się sprawnie, szkolenia były bardzo rzeczowe, odbyły się w miłej atmosferze. Jeśli pojawi się taka potrzeba, można liczyć na wsparcie w obsłudze systemu” 

– mówi Jolanta Żukowska, Członek Zarządu firmy DCM Nieruchomości Sp. z o.o.

Dane klienta: 

DCM NIERUCHOMOŚCI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Skarbowców 23A
53-025 Wrocław
+48 (71) 352 81 42
https://cncorp.pl/
https://raclawicka.pl/
https://minimagazynki.pl/

Firma wdrażająca: 

ZnanySystem Sp. z o.o. 
ul. Cerekwicka 12 
51-179 Wrocław 
+48 71 740 00 01 
www.ZnanySystem.pl