KSeF – nowe zasady od 2026 roku

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, od lutego 2026 r. stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Początkowo obejmie największe firmy, a od kwietnia – pozostałych podatników (z wyjątkiem tzw. wykluczonych cyfrowo). Faktury będą przyjmowane wyłącznie w ustandaryzowanym formacie XML (FA(3)).

Dlaczego informacje dodatkowe na fakturze w formacie XML (KSeF) są istotne?

Dotychczas wiele firm umieszczało dane uzupełniające (np. numery zamówień, warunki dostaw, rabaty) w dowolnym miejscu faktury. W KSeF nie będzie to już możliwe – każda informacja musi trafić do odpowiedniego pola w strukturze XML. W przeciwnym razie dokument zostanie odrzucony przez system.

Symfonia ERP a KSeF – czy to będzie działać?

W module Symfonia Handel ERP mamy obsługę pól dodatkowych poprzez które, nowe mechanizmy będą obsługiwać potrzeby w tym zakresie oraz pojawią się dodatkowe pola, które umożliwią pełniejsze uzupełnienie informacji uzupełniających na fakturach KSeF. Dzięki temu możliwe będzie:

• mapowanie pól własnych do struktury KSeF,
• dodawanie informacji o płatnościach, umowach, transporcie czy numerach zamówień,
• wysyłanie danych takich jak GTIN, PKWiU, CN, PKOB, rabaty procentowe,
• korzystanie z nowych pól, np. GLN czy EORI.

Najważniejsze korzyści dla firm

Poprawna konfiguracja Symfonia ERP z KSeF zapewnia:

1. bezpieczeństwo danych i akceptację faktur przez system,
2. ciągłość procesów biznesowych,
3. łatwiejszą współpracę z kontrahentami,
4. dostosowanie dokumentów do wymagań Ministerstwa Finansów.

Jak przygotować firmę na KSeF?

Najlepszym rozwiązaniem jest wcześniejsza analiza obecnych faktur i ustalenie, jakie dodatkowe informacje muszą być przekazywane. Warto już teraz rozpocząć konfigurację w Symfonia Handel ERP, aby uniknąć problemów po wdrożeniu systemu.

Zobacz także:

• Czym jest KSeF i jak działa?
• Symfonia Handel ERP – nowe funkcje dla biznesu
• KSeF od 2026 – przygotuj swoją firmę

Więcej o systemie znajdziesz na stronie producenta: Symfonia.pl