Ujednolicenie wzoru faktur, automatyczne księgowanie i przesyłanie dokumentów do kontrahentów oraz urzędów skarbowych – to funkcjonalności, którymi administracja skarbowa chce przekonać przedsiębiorców do korzystania z KSeF, ale jednocześnie budzi wiele obaw w firmach.
Nowy system stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców już 1 lipca 2024 roku. Obecnie mamy okres przejściowy, w którym z KSeF można korzystać dobrowolnie.
Rewolucja będzie ogromna i może oznaczać wiele problemów dla firm. Warto więc z dużym wyprzedzeniem zadbać o wdrożenie oprogramowania ERP, dzięki któremu z łatwością uporządkujesz procedury związane z fakturami, dostosowując je do nowych przepisów, a przy okazji usprawnisz i unowocześnisz wiele procesów. Zaufaj ekspertom ZnanegoSystemu i powierz nam tę transformację.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to stworzony przez administrację skarbową system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, przekazywanie oraz księgowanie tzw. faktur ustrukturyzowanych, zgodnych ze strukturą logiczną
e-Faktury FA(1). Celem wprowadzenia nowego systemu jest digitalizacja w zakresie fakturowania oraz uszczelnienie systemu podatkowego.
Elektroniczne faktury, zgodne z wystandaryzowanym wzorem, będą zapisywane w formacie xml. Do ich obsługi w nowym rejestrze od lipca 2024 roku zostaną zobowiązani wszyscy przedsiębiorcy – zarówno podatnicy podatku VAT, a także ci, którzy są z niego zwolnieni. Do korzystania z KSeF będą również zobligowane zagraniczne podmioty, zakwalifikowane w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadające polski identyfikator podatkowy NIP.
Ministerstwo Finansów już zachęca przedsiębiorstwa do korzystania z KSeF, podkreślając m.in., że rejestracja w systemie zwalnia z obowiązku archiwizowania faktur. Deklaruje również, że po spełnieniu określonych warunków przedsiębiorca, który wystawia wyłącznie faktury ustrukturyzowane, może liczyć na szybsze zwroty podatku
VAT – do 40 dni. Jest też zwolniony z obowiązku przesyłania do urzędu skarbowego plików JPK FA.
Obsługa KSeF. Sprawdź, dlaczego warto skorzystać z oprogramowania ERP
Zgodnie z nowymi przepisami faktury ustrukturyzowane można wystawiać i odbierać bezpośrednio w rządowej Aplikacji Podatnika KSeF, którą Ministerstwo Finansów udostępniło w wersji testowej na początku kwietnia.
Ustawodawca daje jednak możliwość obsługi faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemów finansowo-księgowych firmy, które będzie można zintegrować z KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca będzie mógł spełnić nowe zobowiązania wobec administracji skarbowej, zachowując jednocześnie funkcjonalności, które daje mu oprogramowanie finansowo-księgowe w firmie.
Odpowiednie oprogramowanie ERP do obsługi procesów finansowo-księgowych w przedsiębiorstwie zagwarantuje Ci:
- prawidłową integrację z KSeF,
- standaryzację faktur, zgodną z przepisami,
- możliwość wysyłki, odbioru i podglądu faktur w plikach .xml,
- bezpieczeństwo archiwizacji faktur,
- właściwą numerację faktur, zgodą z numerami przydzielanymi przez KSeF,
- minimalizację ryzyka błędów.
Oprócz konieczności dopełnienia wymogów wynikających z przepisów warto zadbać również o to, by oprogramowanie finansowo-księgowe zapewniało narzędzia do:
- swobodnego pobierania danych z różnych źródeł i przetwarzania ich tak, by można było zastosować je we wzorach faktur wymaganych przez KSeF,
- weryfikacji danych wstawionych do faktury przed zatwierdzeniem jej w KSeF – warto wiedzieć, że KSeF nie sprawdza faktury pod kątem ewentualnych błędów rachunkowych. Odrzuci fakturę jedynie w przypadkach dotyczących np. niezgodności pliku ze wzorem lub próby wprowadzenia faktury przez osobę nieuprawnioną,
- analizy przesłanych i odebranych faktur w systemie KSeF, by na ich podstawie można było tworzyć statystyki i prognozy biznesowe dla firmy.
Ważne jest również to, by platforma do obsługi spraw finansowo-księgowych w firmie zapewniała możliwość udzielania bezpiecznego dostępu do danych oraz możliwości jej obsługi przez zewnętrzne podmioty oraz tylko uprawnionych pracowników. Chodzi o to, by np. biuro rachunkowe, które obsługuje Twoją firmę, mogło bez problemu otrzymać uprawnienia do weryfikowania i księgowania faktur w KSeF.
Istotne jest również to, by każdy z uprawnionych podmiotów otrzymywał Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO).
Jak przygotować firmę do wdrożenia KSeF?
Warto już teraz pomyśleć o prawidłowej integracji platformy finansowo-księgowej w Twojej firmie z systemem KSeF. W tym celu skontaktuj się z ekspertami firmy ZnanySystem.
Pomożemy:
- zweryfikować procesy związane z obsługą faktur w firmie,
- wybrać oprogramowanie ERP, które spełni oczekiwania
- określić, co należy zmienić w obecnych rozwiązaniach IT,
- wdrożyć rozwiązania, które będą w pełni dostosowane do nowych przepisów i zintegrowane z KSeF,
- udostępnić narzędzia wskazanym pracownikom lub biuru rachunkowemu.
Eksperci ZnanegoSystemu przeszkolą również pracowników z obsługi nowych narzędzi oraz zasad bezpieczeństwa związanych z dostępem do wrażliwych danych.
