Zgodnie z przepisami, które weszły w życie w 2020 r., przedsiębiorcy do końca stycznia każdego roku mają składać sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych, obejmujące poprzedni rok kalendarzowy. Nie ma przy tym znaczenia to, że spółka może stosować inny rok obrachunkowy.
Ten obowiązek dotyczy wszystkich grup kapitałowych oraz dużych podatników podatku CIT, u których obroty w poprzednim roku podatkowym przekroczyły równowartość 50 mln euro (według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego).
Sprawozdanie przekazuje się do Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii po to, by urzędnicy mogli skontrolować praktyki płatnicze, stosowane przez dany podmiot – chodzi np. o dostosowanie harmonogramu dostawy towarów do zapłaty za niego, terminowość płatności faktur itp.
Wzór sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty. Co powinno się w nim znaleźć?
Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, która wprowadza obowiązek składania sprawozdań o terminach zapłaty, nie definiuje dla nich konkretnego wzoru formularza. Dokumenty można złożyć wyłącznie elektronicznie, po zalogowaniu się w serwisie dla przedsiębiorców biznes.gov.pl. Można natomiast tam skorzystać z kreatora sprawozdań.
Osoba upoważniona do wypełnienia i złożenia dokumentu powinna mieć przygotowane następujące informacje:
- nazwa i numer identyfikacji podatkowej danego podmiotu (NIP);
- wartość świadczeń pieniężnych otrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w podziale na terminy:
– nieprzekraczające 30 dni,
– od 31 do 60 dni,
– od 61 do 120 dni,
– przekraczające 120 dni
od dnia wystawienia faktury lub rachunku potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi;
- wartość świadczeń pieniężnych spełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w podobnym jak wyżej podziale;
- wartość świadczeń pieniężnych nieotrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie oraz udział procentowy tych świadczeń w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych należnych temu podmiotowi w tym roku;
- wartość świadczeń pieniężnych niespełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie oraz udział procentowy tych świadczeń w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych, do których spełnienia zobowiązany jest dany podmiot w tym roku.
Sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty. Skorzystaj z oprogramowania ERP
Zebranie wszystkich powyższych danych może zająć wiele czasu, tym bardziej że spółki z grupy kapitałowej składają dokumenty oddzielnie. Może także generować błędy. Dlatego bardzo pomocne przy sporządzaniu sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty jest skorzystanie z narzędzi do zebrania, analizy i wygenerowania wszystkich potrzebnych informacji.
Taką możliwość daje oprogramowanie ERP Symfonia (Smart BI), dostępne w ofercie spółki ZnanySystem. Pozwala ono stworzyć raport na podstawie odpowiednich danych, pozyskanych techniczne poprzez zapytania SQL.
Symfonia Smart BI daje możliwość wygenerowania danych za konkretny okres, niepowiązany z rokiem obrachunkowym w firmie – nie ma więc problemu, by stworzyć dokument za wskazany okres, odpowiadający wymaganiom urzędników. System pobiera bowiem dane z zaksięgowanych faktur.
Do raportu należy wkleić tabelę kursów średnich NBP w poprzednich latach, dla takich walut obcych jak EUR, USD, GBP oraz CZK. To znacząco ułatwia przeliczenie kwot faktur na złote – system pobiera średnie kursy NBP, ważne na dzień terminu wymagalności zapłaty.
Wygenerowany raport będzie składał się z arkuszy, na podstawie których będzie można przygotować sprawozdanie w celu przekazania go organom państwowym.
Dokument będzie podzielony na następujące arkusze:
- dane;
- analiza;
- raport – to najstotniejszy element z punktu widzenia sprawozdania. Prezentowane są tu dane wynikowe, w formie tabeli według terminów zapłaty, a także w tabeli zgodnej z zestawieniem zbiorczym do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej;
- roboczy.
Warto pamiętać:
- Świadczenia pieniężne regulowane w ratach są wykazywane w sprawozdaniu według dwóch kryteriów: termin zapłaty oraz moment zapłaty.
- Zaliczka (przedpłata) zostaje uwzględniona w raporcie, gdy zostanie wystawiona faktura (rachunek). Zawsze jest ona raportowana jest jako świadczenie uregulowane w terminie do 30 dni.
- Raport jest zasilany danymi z rozrachunków. Dlatego wcześniej należy zwrócić uwagę, czy salda rozrachunków są zgodne z saldami na odpowiadających im kontach księgowych.
- Zgodnie z przepisami raport uwzględnia wyłącznie transakcje pieniężne. Nie obejmuje się danych dotyczących np. kompensat czy ujemnych korekt faktur.
