Od lipca 2024 roku jedyną obowiązują formą wystawiania faktur będzie jego elektroniczna postać w formacie XML, wysyłana przez centralny system e-fakturowania, tzw. KSeF. Przedsiębiorstwa będą musiały zatem dostosować swoje oprogramowanie w ten sposób, aby zapewnić płynne działanie na obecnym systemie w powiązaniu z systemem wysyłania i odbierania faktur elektronicznych. Oprócz dostosowania systemu należy też zadbać o ułożenie odpowiednich procedur w firmie, aby zapewnić płynność działania i zagwarantować sobie stabilność pracy oraz pewność merytoryczną co do prawidłowości wystawianych dokumentów. Trzeba mieć bowiem na uwadze, że wysłany poprzez KSeF dokument będzie zarchiwizowany i niemożliwy do modyfikacji.
Co trzeba zrobić w związku z wdrażanym systemem KSeF?
Aby przemyśleć i dostosować procesy w swojej firmie trzeba podejść do tematu od dwóch stron. Z jednej sami wystawiamy faktury i wysyłamy do Klienta a z drugiej dokumenty przesłane od Klienta do nas również będą przechodzić przez KSeF, wobec czego będzie to jedyna ścieżka pozyskania prawidłowo wystawionej faktury zakupu.
Jak to będzie wyglądać przy procesie sprzedaży?
Pracownicy, którzy przygotowują faktury, będą musieli zadbać o ich wysyłkę do systemu KSeF, ale zanim to nastąpi będą musieli mieć pewność, że dokument ma wszystkie niezbędne informacje i że wszystkie one są prawidłowe. Funkcjonalność Symfonia KSeF polega na tym, że zajmuje się automatyzacją wysyłki plików XML i dodatkowo obsługuje przepływ informacji zwrotnej. W programie otrzymujemy informację o prawidłowym przesłaniu dokumentu, odbierzemy UPO potwierdzające dostarczenie dokumentu a także otrzymamy nadany przez system indywidualny numer e-faktury. Ten numer będzie o tyle istotny, że to właśnie on będzie służył do identyfikacji dokumentu w procesach rozliczeniowych, ponieważ każda faktura nieodrzucona przez system e-faktur otrzyma taki numer.
Należy jeszcze zwrócić szczególną uwagę na daty generowanych dokumentów. Otóż datą dokumentu będzie data akceptacji faktury w systemie KSeF, a nie daty, które Użytkownik ustawi na dokumentach w swoim systemie ERP.
Kolejny problem, który pojawi się w niektórych sytuacjach, to fakt braku możliwości podpięcia do faktury jakichkolwiek załączników. Zatem, jeśli firma na ustalone z kontrahentami wymianę pewnych danych w formie załączników, to załączniki te należy wysyłać poza systemem KSeF.
Jak to będzie wyglądać przy procesie zakupu?
Dokument zakupu nie będzie przesyłany do Klienta, a jedynie będzie oczekiwał na jego pobranie z systemu KSeF. Co też istotne, data zaakceptowania dokumentu w KSeF jest jednocześnie datą odbioru dokumentu – systemu KSeF nie interesuje, czy dokument został już przez odbiorcę pobrany. Oznacza to konieczność stałego monitorowania systemu na swoim koncie, czy czasami nie pojawił się dokument wystawiony na nas. Symfonia KSeF będzie działać na takiej zasadzie, że będzie kontrolować w tle, czy pojawiły się nowe dokumenty i jeśli tak, to będzie mogła pobrać je do bufora systemu finansowo-księgowego.
Kto z pracowników będzie miał dostęp do dokumentów? W KSeF osoba uwierzytelniona będzie miała dostęp do wszystkich faktur. Jeśli zatem chcemy, aby osoby miały dostęp wybiórczy do poszczególnych faktur trzeba będzie się zaopatrzyć w takie rozwiązanie, które pozwoli to ustawić. Tak ma działać Symfonia KSeF.
A co z Obiegiem dokumentów - czy dalej będzie potrzebny?
Symfonia KSeF zapewni nam wymianę danych i informowanie o dokumentach w powiązaniu z system do fakturowania Symfonia Handel, systemem finansowo-księgowym Symfonia Finanse i Księgowość ale również współpracę z systemem Obiegu faktur, gdzie Użytkownik ma skonstruowane ścieżki akceptacyjne poszczególnych dokumentów zakupowych. Pierwszą czynnością będzie odbiór faktury zakupu z systemu e-faktur, a potem jego przekształcenie w czytelną dla Użytkownika formę i dalsze przeprocesowanie przez poszczególne etapy akceptacji w organizacji.
